1. Rekisterinpitäjä
Safetum Oy, Itsehallintokuja 6, 02600 ESPOO, asiakaspalvelu@safetum.fi
2. Yhteyshenkilö
Teemu Kajava, Itsehallintokuja 6, 02600 ESPOO, puhelin 029 1701100
3. Tietosuojavastaava
Yhtiön toimitusjohtaja, Itsehallintokuja 6, 02600 ESPOO, puhelin 029 1701100
4. Rekisterin nimi
Safetum Oy:n verkkosivuston ja tarjouspyyntölomakkeen käyttäjärekisteri.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.
Henkilötietoja käsitellään palveluiden myyntiin ja markkinointiin liittyvissä asioissa.
6. Rekisterin sisältö ja tietojen säilytysaika
Rekisteri sisältää seuraavat tiedot: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero).
Tietoja säilytetään kahden vuoden ajan.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin sisältö muodostuu, kun asiakas itse kirjaa tiedot verkkosivuston tai sen ulkopuolisiin lomakkeisiin.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten käyttäjän omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
Henkilötietoja siirretään Ebrand Group Oy:lle, joka on rekisterinpitäjän yhteistyökumppani palvelun toteuttamisessa ja ylläpidossa. Ebrand Group Oy ei luovuta tai siirrä tietoja eteenpäin.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Käyttämiemme palveluntarjoajien toimintaan liittyy henkilötietojen siirtoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Siirtojen suojatoimina käytetään Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita sekä tarvittaessa täydentäviä suojatoimia.
11. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli rekisteröity haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee toimittaa allekirjoitettu tarkastuspyyntö edellä kohdassa 1. tai 2. mainittuun osoitteeseen. Pyynnön esittäjän tulee todistaa henkilöllisyytensä tarkastuspyynnön jättämisen yhteydessä. Tarkastuspyynnöstä on käytävä ilmi pyynnön tekijän yhteystiedot.
Tarkastusoikeutta voi toteuttaa maksutta yhden (1) kerran vuodessa, minkä jälkeisiltä kerroilta rekisterinpitäjä perii tietojen antamisesta aiheutuvista välittömistä kustannuksista kohtuullisen korvauksen. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
12. Rekisteröidyn oikeus saada virheellinen tieto oikaistuksi
Mikäli rekisteröidyn henkilön tiedoissa on virheitä tai ne ovat tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita, voi hän esittää rekisterinpitäjälle vaatimuksen tietojen korjaamiseksi. Vaatimuksesta on käytävä ilmi rekisterin nimi, vaatimuksen esittäjän nimi ja tarpeelliset yhteystiedot sekä se, miltä osin rekisterissä olevia tietoja on korjattava, millä tavalla niitä on korjattava sekä perustelut kyseiselle toimenpiteelle.
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle edellä kohdassa 1. tai 2 mainittuun osoitteeseen. Pyynnön esittäjän tulee todistaa henkilöllisyytensä pyynnön jättämisen yhteydessä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
14. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jos rekisterissä oleva henkilö katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, on hänellä oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisterissä olevan henkilön asuin- tai työpaikka sijaitsee tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.
15. Evästeet ja muut seurantatyökalut
Safetum käyttää evästeitä (cookies) sivuston teknisessä toteutuksessa. Evästeet sisältävät tietoa käyttäjän internet-yhteydestä ja päätelaitteesta, kuten IP-osoite, sijainti, selainversio, käyttöjärjestelmä ja laitteisto. Sivustolla käytetään evästeitä (cookies) mm. tutkimustarkoituksiin verkkosivuston käytön määrän ja luetun sisällön selvittämiseksi ja parantamiseksi. Evästeitä voidaan käyttää käyttäjäluetteloihin perustuvaan markkinointiin tai uudelleenmarkkinointiin. Evästeet eivät mahdollista käyttäjän päätelaitteen tietojen tarkastelua tai kopiointia. Käyttäjä voi tarvittaessa estää evästeiden vastaanoton internet-selaimensa asetuksista. Käyttäjä voi koska tahansa poistaa selaimensa tallentamat evästetiedot päätelaitteeltaan.
Sivusto käyttää Google Analytics -palvelua ulkopuolisena työkaluna sivuston kävijämäärien ja kävijöiden selailukäyttäytymisen seurantaan. Google Analytics käyttää evästeitä tekstitiedoissaan. Tämä eväste tallennetaan tietokoneellesi, mikä mahdollistaa sivuston käyttöanalyysin. Evästeen antama tieto sivuston käytöstä (vain IP-osoite, joka on tehty tunnistamattomaksi) lähetetään ja tallennetaan Googlen palvelimelle Yhdysvaltoihin.
Google käyttää näitä tietoja arvioidakseen sivuston käyttöä, raportoimalla käyttötiheydestä ja internetin käyttöön liittyvistä palveluista. Voit lukea tarkemmin Google Analyticsin tietosuojapolitiikasta osoitteesta https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fi . Voit estää evästeiden tallentumisen internet-selaimesi asetuksilla. Jos käytät sivustoa, Google saa kerätä tietoja edellä kuvatulla tavalla ja edellä mainittuihin tarkoituksiin. Mikäli et halua jakaa tietoa sivuston käytöstä Google Analytics –palvelulle, voit myös ladata erillisen lisäosan selaimeesi. Lisäosa on ladattavissa Googlen sivuilla.
16. Riskitarkastusraportti verkossa (riskiraportti.safetum.fi)
Riskitarkastuksen jälkeen lähettämässämme viestissä on linkki kiinteistön riskitarkastusraporttiin. Linkki on voimassa kolme kuukautta. Raportin kautta voi tilata raportissa ehdotettuja korjauksia.
Käsiteltävät tiedot. Kun raportti avataan viestin linkistä, tallennamme, mikä raportti avattiin, mihin tarjoukseen linkki liittyy, milloin se avattiin ja onko avaus todennäköisesti sähköpostin turvatarkistuksen tekemä. Avauksesta ei tallenneta IP-osoitetta eikä selaimen tunnistetta. Jos hyväksytte tilastoevästeet, tallennamme lisäksi, mitä raportin osioita, havaintoja ja talokuvan kohtia avataan, mitä korjauksia valitaan tai poistetaan valinnoista, avataanko tilauksen yhteenveto, ladataanko pöytäkirja, painetaanko yhteystietoja ja avataanko Nalle-apuri. Näihin tietoihin ei tallenneta Nallelle kirjoitettuja kysymyksiä eikä lomakkeisiin kirjoitettua tekstiä. Jos teette tilauksen raportin kautta, tallennamme tilaajan nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron (vapaaehtoinen), lisätietokenttään kirjoitetun tekstin sekä tilatut korjaukset ja niihin tehdyt valinnat. Lähetämme tilauksesta vahvistuksen antamaanne sähköpostiosoitteeseen, ja tilaus kirjataan asiakkuudenhallintajärjestelmäämme. Palvelun alustan teknisiin pyyntölokeihin tallentuvat pyynnön IP-osoite ja selaintiedot.
Evästeet. Raportti käyttää Cookiebot-suostumustyökalua. Valintanne tallennetaan laitteellenne evästeeseen CookieConsent, joka säilyy kuusi kuukautta, ja valinta kirjataan Cookiebotin suostumuslokiin. Raportti ei käytä muita evästeitä. Voitte muuttaa tai perua suostumuksen milloin tahansa raportin alatunnisteen Evästeasetukset-linkistä.
Käyttötarkoitus. Raportin ja korjaustilausten toimittaminen sekä seuranta siitä, kuinka moni raportti avataan, miten raporttia käytetään ja kuinka moni korjaustilaus tehdään raportin kautta. Markkinoinnin tilastoissa ei näy yksittäisiä henkilöitä eikä kohteita. Myynnin ja johdon seurannassa näkyy, mitkä tarjoukset on avattu ja tilattu.
Käsittelyn peruste. Tilauksissa sopimus ja sen valmistelu. Raportin avausten seurannassa Safetumin oikeutettu etu seurata palvelun toimivuutta ja tarjousten etenemistä. Raportin käytön seurannassa suostumus.
Säilytysaika. Avaus- ja käyttötiedot poistetaan 13 kuukauden kuluttua. Koottuja tilastoja, joissa ei ole henkilö- tai kohdetietoja, säilytetään. Raportin tiedostot poistetaan palvelusta kahden vuoden kuluttua tarkastuksesta. Tilauksen tiedot säilytetään raporttipalvelussa kaksi vuotta tilauksesta. Tekniset pyyntölokit poistuvat 30 päivän kuluttua.
Käsittelijät ja siirrot. Vercel Inc. (palvelun alusta, palvelimet Frankfurtissa), Supabase Pte. Ltd (tietokanta, palvelimet Irlannissa), Pipedrive (asiakkuudenhallinta), Microsoft 365 (vahvistusviestit) ja Usercentrics A/S (Cookiebot-suostumustyökalu, Tanska). Vercel Inc. on yhdysvaltalainen ja Supabase Pte. Ltd singaporelainen yhtiö. Niiden kanssa käsittelystä on sovittu käsittelijäsopimuksella, ja siirtojen perusteena ovat Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet (päätös 2021/914).
